La comunicación un eje importante en los proyectos

La comunicación dentro y fuera del equipo del proyecto es indispensable para lograr el éxito de un proyecto de todo tipo. Justamente este momento estamos analizando en clase un documento que nos permite identificar cuándo un proyecto está fuera de control. A continuación resumo algunas ideas referente a proyectos fuera de control en el tema de comunicación:

Campo de Distorción de la Realidad: Se refiere a cuando un equipo es excesivamente optimista respecto al proyecto, esto es, el equipo se cree capaz de cumplir con fechas y alcances que a clara vista son imposibles de cumplir. Este tipo de problema es difícil de detectar por lo que se requiere involucrar criterios externos fríos y realistas, esto es, permitir que el proyecto sea revisado por una audiencia imparcial que permita que el equipo salga de este campo de distorción de la realidad. Respecto a este efecto a continuación coloco un comic de Dilbert tomado de este link

Referente a este tema para los que leyeron un poco sobre Steve Jobs sabrán que el era usualmente relacionado con la generación del famoso campo de distorsión de la realidad en el cual envolvía a todo su equipo de trabajo. Les dejo un link que hace referencia a este tema.

Preguntas clave para determinar problemas de comunicación: A continuación detallamos algunas preguntas clave: ¿Cuándo se realizará la siguiente entrega?, ¿Qué miembros del equipo están asistiendo a las reuniones con el personal?, ¿Cuántos bugs/errores están registrados en la lista de bugs/errores del proyecto?, ¿Cómo se solucionan los bugs/errores?.. Estas simplemente son algunas de las preguntas que se pueden hacer para determinar si la comunicación fluye al interior del equipo conformado para el proyecto.

Énfasis en el secreto: No es saludable un equipo de proyecto que trate de ocultar cosas, si bien se pueden mantener confidenciales ciertos aspectos del proyecto, no se puede ocultar detalles importantes del mismo a los miembros del equipo como especificaciones o calendarios pues no es un buen síntoma y nos estaría alertando de una falta de comunicación a nivel del equipo.

Estatus de los reportes: Cuando el proyecto se torna sombrío quiere decir que hay alguna falla. Es necesario contar con planes de contingencia y estrategias para evitar que el equipo salga de control. Para evitar este tipo de problema se debe contar con un esquema de manejo de reportes de estado del proyecto que debería incluir al menos:

Porcentaje de tareas a nivel de diseño, porcentaje de tareas a nivel de codificación, porcentaje de la fase de gestión de proyecto, porcentaje de la fase de control de calidad, porcentaje de tareas auxiliares completadas, listado de errores/bugs detectados, porcentaje/listado de errores/bugs resueltos. Si se desea este documento puede ser algo tan simple como un correo electrónico que contenga los puntos clave de avance del proyecto con todas las estadísticas que se consideren necesarias. Este tipo de estadística ayuda a dar la sensación de que se tiene el control sobre el proyecto. A continuación se colocará el resumen de errores/bugs con sus problemas y soluciones asociados. Esto permitirá dar a conocer que se está trabajando en la solución de problemas de tal manera que el proyecto no salga de control, en esta sección se deberá tener cuidado del nivel de información que se puede compartir.


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